Vorlage für Arbeitsbericht und Schwimmbad-Wartungsvertrag
Alles, was der Bericht jedes Besuchs und der Vertrag mit Ihrem Kunden enthalten muss, um geordnet zu arbeiten, diskussionsfrei abzurechnen und sich abzusichern, falls etwas schiefgeht.
Warum Papier Sie angreifbar macht
Der Arbeitsbericht ist der Nachweis, dass Sie vor Ort waren, was Sie getan haben und wie Sie die Wasserqualität hinterlassen haben. Der Vertrag legt fest, was Ihre Gebühr beinhaltet und was separat berechnet wird. Ohne beides wird jede Reklamation zu Ihrem Wort gegen das des Kunden.
Ein Papierbericht wird nass, geht im Lieferwagen verloren oder kommt unleserlich im Büro an. Und ein generischer, aus dem Internet heruntergeladener Vertrag regelt selten, was mit Chemikalien, Störungen oder zusätzlichen Besuchen geschieht.
Was der Besuchsbericht enthalten muss
Identifikation
- Kunde, Adresse und Schwimmbad (Volumen und Behandlungsart)
- Datum, Ankunfts- und Abfahrtszeit
- Techniker, der den Besuch durchführt
Wasserzustand
- pH-Wert und freies Chlor (und gebundenes Chlor, falls zutreffend)
- Alkalinität, Temperatur und Transparenz
- Salz oder Isocyanursäure, falls zutreffend
Durchgeführte Arbeiten
- Aufgaben: Bodenreinigung, Skimmer, Körbe, Rückspülung
- Angewandte Produkte mit Menge
- Festgestellte Vorkommnisse und Fotos
Abschluss
- Empfehlungen für den Kunden
- Unterschrift des Technikers oder des Unternehmensverantwortlichen
- Standort oder Zeiterfassung zur Bestätigung des Besuchs
Wer unterschreibt den Bericht?
Der Bericht wird vom Techniker, der den Besuch durchführt, oder vom Unternehmensverantwortlichen unterschrieben: Es ist Ihre Erklärung der durchgeführten Arbeiten. Der Kunde muss ihn nicht unterschreiben, da viele Besuche ohne dessen Anwesenheit stattfinden. Er sollte jedoch eine Kopie erhalten, idealerweise per E-Mail direkt nach Abschluss des Besuchs.
In öffentlichen und gemeinschaftlich genutzten Schwimmbädern schreiben die lokalen Gesundheitsvorschriften vor, dass Wasserprüfungen dokumentiert werden müssen. Bitte prüfen Sie die spezifischen Anforderungen in Ihrer Region.
Wichtige Klauseln des Wartungsvertrags
- 1
Gegenstand und Häufigkeit
Welches Schwimmbad, wie viele Besuche pro Woche oder Monat in der Haupt- und Nebensaison.
- 2
Inbegriffene und ausgeschlossene Leistungen
Detaillierte Angaben, was in der Gebühr enthalten ist (Reinigung, Analyse, Geräteprüfung) und was separat berechnet wird (Reparaturen, Sandwechsel, Inbetriebnahme).
- 3
Chemikalien
Geben Sie an, ob diese in der Gebühr enthalten sind oder nach Verbrauch abgerechnet werden. Dies ist die häufigste Quelle für Diskussionen.
- 4
Preis, Zahlungsweise und Anpassung
Monatliche Gebühr, Fälligkeitsdatum der Zahlung und wie der Preis jährlich aktualisiert wird.
- 5
Zugang und Verantwortlichkeiten
Wie der Zugang zur Anlage erfolgt und was passiert, wenn der Kunde Geräte manipuliert oder selbst Produkte hinzufügt.
- 6
Dauer und Kündigung
Anfangsdauer, automatische Verlängerung und Kündigungsfrist.
Papierbericht vs. Digitalbericht
| Papier oder PDF | Digitalbericht | |
|---|---|---|
| Fotos vom Besuch | Nein | Ja |
| Uhrzeit und Ort des Besuchs | Manuell | Ja |
| Automatischer Versand an den Kunden | Nein | Ja |
| Historie der Wasserparameter | Verstreut | Ja |
| Sofortige Einsicht vom Büro aus | Nein | Ja |
Häufige Fehler
Berichte ohne Uhrzeit
Ohne Ankunfts- und Abfahrtszeit können Sie weder die aufgewendete Zeit nachweisen noch Expressbesuche erkennen.
Produkt nicht vermerken
Wenn Sie nicht protokollieren, was Sie hinzufügen, wissen Sie nicht, ob die Gebühr den tatsächlichen Verbrauch deckt.
Verträge ohne Ausschlüsse
Wenn Sie nicht angeben, was nicht enthalten ist, wird der Kunde davon ausgehen, dass alles enthalten ist.
Berichte in Ordnern ablegen
Bei einer Reklamation findet niemand den Bericht von vor drei Monaten.
Weiterlesen: Digitaler Besuchsbericht · Excel vs. Software · Wartungspreise festlegen
Häufige Fragen
Was ist ein Arbeitsbericht für die Schwimmbadwartung?+
Es ist das Dokument, das jeden Besuch zusammenfasst: Datum und Uhrzeit, Wasserparameter, durchgeführte Aufgaben, angewandte Produkte, Vorkommnisse und Unterschrift des Technikers. Es dient als Nachweis der Arbeit und als Historie des Schwimmbads.
Muss der Kunde den Bericht unterschreiben?+
Nein. Der Bericht wird vom Techniker oder dem Unternehmensverantwortlichen unterschrieben, da er die durchgeführten Arbeiten bestätigt. Dem Kunden wird eine Kopie zugesandt, zum Beispiel per E-Mail nach Abschluss des Besuchs.
Ist es obligatorisch, Besuche zu protokollieren?+
In öffentlichen und gemeinschaftlich genutzten Schwimmbädern schreiben die Gesundheitsvorschriften die Dokumentation von Wasserprüfungen vor. In privaten Schwimmbädern ist dies in der Regel nicht obligatorisch, aber es ist die beste Absicherung gegen Reklamationen.
Was muss ein Schwimmbad-Wartungsvertrag enthalten?+
Besuchshäufigkeit, inbegriffene und ausgeschlossene Leistungen, ob Chemikalien enthalten sind, Preis und Zahlungsweise, jährliche Preisüberprüfung, Zugang zur Anlage, Dauer und Kündigungsbedingungen.
Kann ich eine Word- oder Excel-Vorlage verwenden?+
Ja, für den Anfang reicht das. Mit zunehmender Anzahl von Schwimmbädern kostet das manuelle Ausfüllen, Versenden und Archivieren von Berichten Stunden; ein digitaler Bericht erledigt dies automatisch mit Fotos, Uhrzeit und Standort.
Verabschieden Sie sich vom Papier: Digitale Berichte mit Unterschrift, Fotos und automatischem Versand
Testen Sie Pool Service Hub 30 Tage lang kostenlos, ohne Kreditkarte.